Términos de Servicio y Contrato de transmisión de datos personales (adoptan la Versión 2 de la política modelo)

Aceptación

Estos Términos rigen el uso de Taply, la plataforma que te permite configurar un agente para atender conversaciones de WhatsApp, Instagram, Facebook, tu ficha de Google Business y el chat de tu web. Al crear una cuenta o usar Taply aceptas estos Términos; si no estás de acuerdo, no debes usar el servicio.

El servicio

Taply te permite configurar un agente asistido por inteligencia artificial que responde en tu nombre con la información que tú apruebas, comparte recursos que subes, consulta disponibilidad en Google Calendar cuando lo conectas, y transfiere la conversación a una persona de tu equipo cuando corresponde.

Las respuestas del agente las genera un modelo de inteligencia artificial a partir de la configuración que definiste. Aunque buscamos que sean útiles y precisas, un modelo de IA puede cometer errores o malinterpretar un mensaje; por eso Taply te da control para revisar, pausar y tomar cualquier conversación.

Tu responsabilidad

Tú decides qué información carga tu agente, qué recursos comparte, qué reglas y automatizaciones activa y qué integraciones conecta. Eres responsable de que esa configuración, el contenido que subes y las respuestas que autorizas sean exactos, legales y cumplan las políticas de las plataformas que conectas, incluidas las políticas de Meta para WhatsApp Business e Instagram.

Taply no es responsable por decisiones comerciales que tomes con base en las respuestas del agente, ni por el contenido que un cliente tuyo envíe a través de esos canales.

Tu cuenta

Debes dar información veraz para crear tu cuenta y mantener seguras tus credenciales de acceso. Eres responsable de la actividad que ocurra en tu cuenta. Avísanos lo antes posible si sospechas un uso no autorizado.

No puedes usar Taply para enviar spam, contenido engañoso o ilegal, ni para incumplir las políticas de las plataformas que conectas o intentar vulnerar la seguridad del servicio.

Integraciones opcionales y terceros

Taply se conecta, si tú lo decides, con servicios de terceros como WhatsApp, Instagram y Google Calendar. Cada uno de esos servicios tiene sus propias condiciones, y Taply no controla su disponibilidad, sus cambios ni sus decisiones de aprobación. Autorizar una integración implica aceptar que Taply la consulte en los términos descritos en nuestra Política de Privacidad; puedes desconectar cualquier integración cuando quieras desde tu cuenta.

Propiedad intelectual

La marca, la plataforma y el software asociados a Taply pertenecen a sus respectivos titulares o licenciantes. Estos Términos no te transfieren ningún derecho sobre ellos más allá del uso del servicio.

La información de tu negocio, los recursos que subes y el contenido de tus conversaciones siguen siendo tuyos. Nos das permiso para procesarlos únicamente en la medida necesaria para prestarte el servicio.

Suspensión y terminación

Podemos suspender o cerrar tu cuenta si incumples estos Términos, si detectamos un riesgo de seguridad o abuso, o si nos lo exige una plataforma de terceros que conectas. Cuando sea razonablemente posible, te avisaremos antes o al momento de hacerlo.

Puedes dejar de usar Taply y solicitar la eliminación de tu cuenta cuando quieras.

Disponibilidad y cambios

Trabajamos para que Taply esté disponible de forma continua, pero no garantizamos que el servicio funcione sin interrupciones ni libre de errores. Podemos modificar, agregar o retirar funciones del servicio, y actualizaremos estos Términos cuando ese cambio lo justifique.

Límite de responsabilidad

En la medida en que lo permita la ley aplicable, Taply no será responsable por daños indirectos, incidentales o consecuentes derivados del uso del servicio. Este límite no elimina responsabilidades que la ley no permita limitar por contrato.

Datos de tus clientes y el Club

A.1. Tu papel frente a los datos de tus clientes. Tú decides qué datos de tus clientes recoges y para qué, así que eres el Responsable del Tratamiento de esos datos. Taply los procesa por tu cuenta, como Encargado, según el Contrato de transmisión de datos personales (Parte B), que forma parte de estos Términos.

A.2. Datos legales del negocio. Debes registrar datos veraces y actualizados: nombre o razón social, tipo y número de documento, dirección física, correo para solicitudes de datos personales y teléfono. Taply los muestra a tus clientes en tu Club y en tus avisos de privacidad, y los entrega a quien los necesite para presentarte una queja o reclamo y a las autoridades que los pidan (Ley 1480 de 2011, art. 53; Ley 1581 de 2012, art. 12).

A.3. Tu política de datos. Debes tener una política de tratamiento de datos personales. Puedes adoptar la política modelo que Taply te ofrece (Parte C), que se publica con tus datos en tu Club, o enlazar la tuya. Si usas la tuya, debe ser coherente con cómo usas Taply.

A.4. Tus formularios y la finalidad. Cuando agregas preguntas al formulario de tu Club o campos a tus contactos, debes escribir para qué usarás las respuestas y pedir solo datos pertinentes para esa finalidad. No puedes pedir datos sensibles sin las condiciones que muestra Taply (siempre opcionales y con su aviso) ni, sobre niñas y niños, nada distinto de lo que Taply permite. Taply puede bloquear o marcar preguntas para proteger a tus clientes, pero la responsabilidad por lo que preguntas y para qué es tuya.

A.5. Solicitudes de tus clientes. Debes atender las consultas y los reclamos de tus clientes sobre sus datos dentro de los plazos de ley: 10 días hábiles para consultas y 15 para reclamos, prorrogables por 5 y 8 días hábiles avisando el motivo (Ley 1581, arts. 14 y 15). Taply te da las herramientas para verlos, corregirlos y borrarlos, y te avisa de las solicitudes que le lleguen.

A.6. Tu Club. Las condiciones de tu Club, la meta y el premio son una promoción tuya que te obliga frente a tus clientes (Ley 1480, art. 33). Te comprometes a entregar los premios ganados, a no aplicar cambios a tarjetas en curso, a anular visitas solo por las razones objetivas de las Condiciones del Club y a anunciar el fin del Club con al menos 30 días calendario, respetando el canje de premios ganados durante al menos 90 días desde el anuncio. Solo puedes cerrar la membresía de una persona por un uso indebido grave o repetido que permitan las condiciones que esa persona aceptó, con un motivo cierto; si no consta que esa persona aceptó las Condiciones del Club, solo por visitas no reales o por el uso de su tarjeta por otra persona, con evidencia. Al cerrarla respetas sus premios ganados de forma legítima, y respondes su reclamo en máximo 15 días hábiles.

A.7. Mensajes comerciales. Solo puedes enviar promociones a quien te dio esa autorización por separado, por el canal que autorizó y dentro de los horarios de la Ley 2300 de 2023 (lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m.; nunca domingos ni festivos), además de cumplir las políticas de Meta. Unirse al Club no es autorización para promociones.

A.8. Tu asistente virtual. Tú configuras qué hace tu asistente y qué datos puede usar. No debes instruirlo para pedir datos que la ley o estos Términos no permiten, ni para responder por ti las solicitudes de datos personales: debe entregártelas.

A.9. Registro Nacional de Bases de Datos. Si la ley te obliga a inscribir tus bases de datos ante la SIC, debes hacerlo e indicar a Taply como Encargado.

A.10. Indemnidad. Respondes frente a tus clientes y a las autoridades por tus instrucciones, tus finalidades, tus preguntas y tu política, y mantendrás indemne a Taply de reclamos, multas y costos que se deriven de ellas, salvo en la medida en que el daño lo haya causado un incumplimiento de Taply.

A.11. Facultades de Taply. Si una pregunta, un campo, una campaña o una configuración de tu Club o de tu asistente viola la ley o estos Términos, Taply puede despublicarla, pausarla o bloquearla, avisándote el motivo, y restablecerla cuando se corrija.

A.12. Prevención de fraude en la plataforma. Taply actúa como Encargado del tratamiento de los datos de tu Club. Para prevenir fraude en la plataforma, Taply trata, como Responsable y con la autorización de cada persona, un identificador calculado con una clave secreta a partir del número de WhatsApp de quienes suprimieron sus datos; tú no tienes acceso a ese identificador ni recibes información de otros negocios. Si usas la política modelo de Taply, al aceptar esta versión adoptas la versión negocio-politica-club-v2.

Ley aplicable

Estos Términos se rigen por la ley colombiana. Nada de lo previsto aquí limita los derechos que una ley obligatoria te reconozca. Buscaremos resolver cualquier desacuerdo directamente contigo, por medio de contact@gettaply.com, durante 30 días calendario; si no lo logramos, cualquiera de los dos puede acudir a los jueces competentes de Colombia.

Contacto

Para preguntas sobre estos Términos, escríbenos a contact@gettaply.com.

Contrato de transmisión de datos personales en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015).

1. Partes

El Responsable es el negocio identificado en su cuenta de Taply y en «Datos legales del negocio». El Encargado es Jesus Auriol Villamarin Ortiz, persona natural identificada con C.C. 1.034.318.093, con domicilio en Calle 152 # 9-80, Bogotá D.C., Colombia, correo support@gettaply.com y teléfono +57 311 566 3842, que opera la plataforma Taply.

2. Objeto

El Responsable transmite al Encargado los datos personales de sus clientes y contactos para que los trate por su cuenta al prestarle el servicio de Taply, y el Encargado se obliga a tratarlos conforme a este contrato, a las instrucciones del Responsable y a la ley colombiana.

3. Titulares y datos

Clientes y contactos del Responsable, miembros de su Club y, cuando el Responsable lo habilita, niñas y niños registrados por su representante legal. Datos: identificación y contacto (nombre, número de WhatsApp, usuario de redes, correo), conversaciones y sus archivos, campos y respuestas que el Responsable define, cumpleaños, visitas, premios y canjes, preferencias de avisos, datos técnicos de tarjetas de Wallet, citas, envíos de campañas y la prueba de autorizaciones y solicitudes.

4. Actividades que el Encargado realiza

Recolectar los datos por los formularios, los chats y las integraciones que el Responsable configura; almacenarlos y protegerlos; mostrarlos en el panel del Responsable; operar el asistente virtual con los datos que el Responsable habilita; confirmar números de WhatsApp; emitir y actualizar tarjetas de Apple Wallet y la Billetera de Google; enviar los avisos y mensajes que el Responsable ordena a quienes los autorizaron; calcular estadísticas para el Responsable; guardar la prueba de autorizaciones y solicitudes; hacer copias de respaldo; y corregir, anonimizar o borrar datos cuando corresponda.

5. Finalidades

El Encargado trata los datos solo para las finalidades que el Responsable fija en su política y en sus formularios, y para las que son inherentes a prestar el servicio: seguridad y prevención de fraude de la plataforma, prueba de autorizaciones y solicitudes, y estadísticas agregadas y anónimas. Salvo el identificador para prevenir fraude que Taply trata como Responsable según la cláusula A.12, no los usa para fines propios, no los vende ni los cede, no los usa para entrenar modelos de inteligencia artificial de propósito general y no los cruza con los de otros negocios.

6. Instrucciones

Son instrucciones del Responsable este contrato, la configuración que hace en el panel y las que dé por escrito. Si el Encargado considera que una instrucción viola la ley, se lo informa y puede abstenerse de cumplirla.

7. Instrucciones permanentes

El Responsable instruye desde ya al Encargado para:

1. Aplicar las reglas sobre datos de niñas, niños y adolescentes de la política de Taply (autorización del representante, datos mínimos, uso solo con su representante, nunca en respuestas públicas ni en tarjetas de Wallet).
2. Marcar como voluntarias las preguntas sobre temas sensibles, recogerlas solo en formularios con su aviso (el asistente no las pide ni las guarda desde el chat) y bloquearlas sobre niñas y niños.
3. Conservar los datos de adultos mientras dure su relación con el Responsable y hasta que pidan su supresión, y los de niñas y niños mientras dure la relación de su representante con el Responsable, hasta que este pida borrarlos o hasta que cumplan 18 años, lo que ocurra primero, pidiéndole al representante una confirmación anual.
4. Al ejecutar una supresión, anonimizar los registros de esa persona y borrar el contenido de sus conversaciones, conservando solo un identificador calculado con una clave secreta para que pueda reclamar sus premios listos, para respetar su decisión de no recibir mensajes y para hacer valer un cierre de su membresía que siga vigente, además de la prueba de la cláusula 7.8.
5. Ejecutar las supresiones y revocaciones que el Responsable resuelva o que el Titular haga desde su tarjeta.
6. Avisar al Responsable de cada solicitud de datos registrada en Taply y recordarle su vencimiento cuando falten 5 días hábiles y 1 día hábil para el final del plazo legal.
7. Mostrar el aviso de privacidad del Responsable en la primera conversación privada con cada persona y registrar su prueba.
8. Conservar la prueba de autorizaciones y solicitudes hasta 5 años después de la supresión de los datos del Titular, con el número guardado solo como un identificador calculado con una clave secreta.

8. Obligaciones del Encargado

(Ley 1581, art. 18, y Decreto 1377, art. 25):

1. Tratar los datos según los principios de la ley, la política del Responsable y este contrato.
2. Garantizar a los Titulares el ejercicio de sus derechos, y trasladar al Responsable en máximo 2 días hábiles las consultas y reclamos que reciba, informándolo al Titular.
3. Conservar los datos con condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4. Guardar confidencialidad sobre los datos, también después de terminado el contrato, y exigirla a su equipo.
5. Actualizar, rectificar o suprimir los datos cuando corresponda y registrar la leyenda «reclamo en trámite» cuando aplique.
6. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular cuando así se lo ordene la SIC.
7. Permitir el acceso a los datos solo a quienes deban tenerlo.
8. Informar al Responsable los incidentes de seguridad según la cláusula 12 y reportarlos a la SIC (Ley 1581, art. 18 lit. k).
9. Cumplir las instrucciones y requerimientos de la SIC.

9. Obligaciones del Responsable

(Ley 1581, art. 17): obtener y conservar la autorización de los Titulares por los medios que ofrece Taply o por los suyos; informarles la finalidad y sus derechos; tener y publicar su política; tramitar sus consultas y reclamos en los plazos de ley; dar al Encargado solo datos cuyo tratamiento esté autorizado; informarle las correcciones y reclamos que conozca por otros medios; inscribir sus bases de datos en el RNBD si le corresponde; y reportar a la SIC los incidentes de seguridad dentro de los 15 días hábiles siguientes a conocerlos.

10. Subencargados

El Responsable autoriza al Encargado a apoyarse en los proveedores listados en la sección «Con quién compartimos datos» de la política de Taply. El Encargado les exige obligaciones de protección equivalentes a las de este contrato y responde por ellos frente al Responsable. Avisará en el panel cualquier proveedor nuevo con al menos 15 días calendario de anticipación; si el Responsable se opone por un motivo razonable de protección de datos, puede terminar el contrato sin penalidad.

11. Transmisión internacional

El Responsable autoriza que los datos se traten fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos, país con nivel adecuado de protección según la Circular Externa 005 de 2017 de la SIC, y en los demás países de los proveedores listados, bajo contratos que los obligan a proteger los datos (Ley 1581, art. 26; Decreto 1377, arts. 24 y 25).

12. Seguridad e incidentes

El Encargado mantiene cifrado en tránsito, control de acceso por organización en cada consulta, mínimo privilegio, credenciales cifradas, registros técnicos limitados y copias de respaldo. Ante un incidente que afecte datos del Responsable, le avisa sin demoras injustificadas y en máximo 48 horas desde que lo conoce, con la información disponible (qué pasó, qué datos y Titulares, qué medidas se tomaron), y colabora para que el Responsable lo reporte a la SIC y a los Titulares cuando corresponda. El Encargado hace también su propio reporte a la SIC dentro de los 15 días hábiles siguientes a conocerlo.

13. Demostración y auditoría

El Encargado entrega al Responsable, cuando lo pida y una vez al año como máximo, la información razonable para demostrar el cumplimiento de este contrato, siguiendo la Guía de responsabilidad demostrada de la SIC. Las auditorías presenciales se acuerdan por escrito, a costa del Responsable y sin acceso a datos de otros negocios.

14. Duración, devolución y supresión

El contrato dura lo que dure el uso de Taply por el Responsable. Al terminar, el Responsable puede exportar sus datos durante 30 días calendario; vencido ese plazo, el Encargado los suprime, salvo la prueba de la cláusula 7.8, el identificador que Taply trata como Responsable según la cláusula A.12 y los datos que una ley le obligue a conservar.

15. Responsabilidad

Cada parte responde por sus propias obligaciones. El Encargado responde por el tratamiento que haga fuera de las instrucciones del Responsable o contra la ley. En lo demás, la responsabilidad del Encargado frente al Responsable se limita al valor pagado por el Responsable a Taply en los 12 meses anteriores al hecho, salvo dolo o culpa grave. Esta limitación no afecta los derechos de los Titulares.

16. Cambios

El Encargado puede actualizar este contrato avisando en el panel con al menos 30 días calendario de anticipación. Si el Responsable no está de acuerdo, puede terminar el contrato antes de que el cambio se aplique.

17. Ley y controversias

Este contrato se rige por la ley colombiana. Las partes buscarán resolver cualquier diferencia directamente durante 30 días calendario; si no lo logran, acudirán a los jueces competentes de Colombia.